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      裝修公司項目管理常見問題及解決方案
        日期:2022-02-23 來源:深圳裝修公司
      很多項目在簽約階段就定義了不合理的目標,深圳裝修公司往往是由于銷售人員的過度承諾或給客戶主動建立或被動接受過高的期望值。
       
      建議的解決方案:要使項目成功實施,就必須在合同約定目標基礎上對項目目標進行再次定義,裝修公司項目經理需要運用必要的辦法在項目生命周期內不斷去尋求客戶可接受的最小或最優的目標邊界。
       
      項目經理一上任就想動項目或合同的邊界,顯然會容易引起客戶的反感。比較好的策略是先在項目實施過程中做出必要的業績,與此同時和客戶之間建立彼此的信任。裝飾公司在充分了解客戶所在企業的核心需求后,適時拿出有理有據的方案,一點一點地說服客戶調整項目目標邊界。
       
      問題二丨如何識別客戶的需求?
       
      問題描述:客戶有時很強烈表示需要一個功能,態度很堅決,應該如何應對?
       
      建議的解決方案:從項目所要實現的業務全局出發,考慮客戶這個需求到底要解決的是什么問題,然后再和客戶探討真正解決問題的辦法,這樣客戶不但可能收回自己的想法,裝飾公司還會建立對你分析能力的信任。這就是所謂的比客戶多想一步,并站在更高的角度去解決當前存在的問題。
       
      客戶提出的需求非常到位,確實指出項目交付成果的嚴重不足,項目經理要高度重視,及時調用公司資源予以解決,切記關鍵性需求絕對不可以繞過或采取臨時解決方案。
       
      針對客戶潛在的或尚未發現的需求,需要提前擬定預案,而不是等這些潛在需求發生后再考慮解決,裝修公司這樣就很有可能使項目產生不必要的延期和徒增客戶對項目延期所產生的不滿情緒。
       
      問題三丨如何處理來自客戶的需求變更?
       
      問題描述:客戶的需求往往隨著項目的深入而有所變化,項目驗收標準的不斷更改,導致項目驗收延期或成本超支等諸多不可控的情況發生。
       
      裝修公司建議的解決方案:項目一開始就需要定義變更流程,裝修公司一般是要求客戶內部意見一致后再統一以正式項目文件的方式提交給項目經理做評估分析,裝飾公司項目經理綜合考慮此需求的變更對實施成本和項目進度可能造成的影響。尋求公司高層或變更控制委員會反饋處理意見。如果同意變更則需要客戶在變更方案上簽字后實施,如果不同意就按公司高層或變更控制委員會的指示和客戶反復溝通。裝修公司項目經理在清楚理解項目目標的基礎上主動控制需求,引導項目往核心目標前進。
       
      問題四丨為什么得不到高層的支持?
       
      項目得不到客戶或供應商高層的重視,推進過程阻力太大,往往導致項目交付的最終失敗。
       
      建議的解決方案:項目得不到高層的重視可能會有很多原因,比如,沒有清楚的文字報告和建設性的可行性建議,公司內部存在多種不同的聲音,沒有找到最佳的時機來解決此問題等。項目經理需要用簡易的方式使高管了解現在項目所面臨的問題,以及解決該問題所帶來的價值。
       
      提出問題的同時,列出幾種可選方案,并比較每種方案的優劣。高層領導只需要從中選擇一個方案就可以,所謂凡事都需要做到“一步之遙”的精神,裝修公司積極主動地協助高層領導很快做出正確的決策。
       
      問題五丨為什么項目驗收和回款難?
       
      項目經理在與客戶提出項目驗收和回款時往往會被客戶以各種理由拒絕。
       
      建議的解決方案:項目驗收是一系列項目工作完成到位的結果,而不是某個點的成功。具體驗收前除了做好項目可交付成果的相關文檔工作,還要多花時間搞清楚客戶的驗收流程、審核周期及可能的異常情況等。
       
       
      項目目標邊界失控是很多項目無法接近驗收的原因,裝修公司最好和客戶界定項目驗收的具體條件。驗收和回款是緊密相連的,項目經理在不斷與客戶論證驗收和回款條件的同時也是意志力磨練的過程,成功完成項目驗收和回款的項目經理才是成功過關的合格項目經理。
       
      問題六丨如何面對項目工期延誤?
       
      項目經常會發生工期延誤的現象,如果項目延誤,項目經理應該如何處理?
       
      建議的解決方案:如果項目工期延誤是因為客戶需求變更導致的,項目經理可以事先請客戶了解變更對項目的真實影響,并拿到正式的確認作為事實證據以備未來的不測。
       
      如果延誤是計劃的不切實際或資源的不到位導致的,項目經理要確保相關方提前知道此延誤的可能性,并把此可能性列入項目風險日志進行全程跟蹤。項目經理要詳細想清楚后續項目管理計劃哪些需要調整,特別是需要其他部門或外部資源配合的部分。
       
      問題七丨如何對待一個囂張的資深員工?
       
      如果項目成員比項目經理資歷深,并對項目經理日常工作采取抵觸和不配合的態度,導致工作無法推動。
      建議的解決方案:項目經理需要首先了解這個資深員工囂張的資本是什么?是資歷老、威望高、經驗豐富,還是有管理層的關系等。此外,需要體查資深員工抵觸你的動機是什么?
       
      項目經理不要直接采取“壓”住對方的方式,歷史故事《將相和》中藺相如針對廉頗的處理方式值得我們借鑒。項目經理可以表現出對對方的尊重,深圳裝修公司并在重要問題上與其商量,使員工感到自己對決策是有影響力的。
       
      如果對方在重要問題上不配合,一定要使其明白有沒有他或她事情都會照常做,裝修公司項目經理也必須要確實做到這一點。很多時候“無事可做”會給對方更大的壓力。
       
      在解決此問題時,避免情緒化,心理學有一種辦法叫做EQ型處理他人情緒法,該方法是通過識別對方的情緒、肯定對方情緒中正確的部分和分享你的感受來逐步化解對方的情緒。必要時可以尋求高層領導的幫助,尋求可能的建設性解決方案。
       
      問題八丨如何協調項目成員之間的沖突?
      問題描述:項目團隊是由不同性格的成員組成的,客戶的性格和溝通方式也會有很大的差異,裝修公司因而很容易出現意見分歧和沖突。
       
      建議的解決方案:項目經理首先要重視沖突,提早意識到沖突的源頭,便于將沖突解決在萌芽狀態。項目經理在試圖解決沖突的時候要作為一個聆聽者去傾聽產生沖突方的心聲,運用EQ型處理他人情緒法,肯定對方觀點中值得肯定的部分,分享你個人針對此事情的情緒感受來使對方逐步化解原有的情緒,在情緒化解后再來策劃可能的解決辦法。
       
      處理沖突的策略無外乎是競爭、回避、包容、妥協和協作等。策略的選擇需要根據具體問題及沖突對象的沖突風格等因素進行靈活選擇。裝修公司要想了解沖突對象的沖突風格可以通過托馬斯—基爾曼發明的沖突模型來進行評估分析。
       
      問題九丨何時何事需要找老板或高層溝通?
      項目經理往往對向上溝通比較困惑,不知道何時主動找高層領導進行溝通,具體溝通什么內容?建議的解決方案:裝飾公司一般建議項目經理在如下三種情況下可以找高層溝通。
       
      第一種情況:遇到管理或其他難題,打破頭都想不出解決的辦法。
       
      第二種情況:針對可能影響項目的交付質量和整體驗收的關鍵問題,項目經理已經想出兩種以上的解決方案,需要陳述給高層領導,請領導選一個來執行,當然項目經理可以在陳述時表達自己對方案的優劣判斷。
       
      第三種情況:領導安排下來的具體任務,需要及時和不定期地主動向領導匯報任務完成的情況。
       
      問題十丨項目成本如何有效地進行管控和跟蹤?
       
      項目經常會發生成本超支但是項目任務還沒有完全的情況,如何盡最大可能控制成本核算和過程花費呢?
       
      建議的解決方案:裝飾公司的項目管理辦公室(PMO)需要聯合財務部門依據此項目的銷售合同額和售前解決方案建議書等擬定本項目的合理毛利潤(預計的項目盈利額)及最初的項目完工預算,該完工預算就是此項目的最初成本估算,項目管理辦公室可以根據完工預算額在公司的財務系統中創建相應的項目代碼必要的成本科目,成本科目可能包括項目的人力成本、差旅和下包服務的采購花費等。
       
      裝修項目成員每周通過在公司工時系統中填寫特定的項目代碼來申報針對特定項目的實際工時投入。如果有差旅支出,也一并從具體項目代碼中把這些款項扣除。
       
      項目經理至少每月在財務系統中查看項目當前和前幾個月的實際支出,裝修公司預計項目真正結束時可能的花費,即項目完工估算。深圳裝飾公司一旦發現完工估算大于完工預算的情況,裝修公司項目經理需要及時決定是否申請管理儲備基金,并做到必要的申請審批和工作跟進等。

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